Sneltoets(en) Ctrl+F en Ctrl+H uitgebreide versie
Sneltoets om data te zoeken en sneltoets om data te zoeken en vervangen
Deze Windows sneltoetsen (bekend uit bijvoorbeeld Word) werken ook in Excel. Waarbij er diverse uitgebreide mogelijkheden zijn die specifiek voor Excel zijn.
Werking
Meest eenvoudige werking: met Ctrl+F kan je zoeken naar een bepaalde tekst met Ctrl+H kan je die ook vervangen voor een andere tekst.
Dat zoeken kan in je hele werkblad maar ook in een geselecteerd gedeelte (bijvoorbeeld een kolom).
Naast tekst of tekstdelen zijn er heel uitgebreide mogelijkheden, zoals zoeken naar (delen van) formules en bijvoorbeeld opmaak. En deze zijn ook weer specifiek te vervangen!
Eerste voorbeeld standaard gebruik 'Zoeken'
Met Ctrl+F kan je in het (geselecteerde) gedeelte zoeken naar een bepaalde tekst. Je gebruikt dit meestal om snel een controle uit te kunnen voeren. In een adressenlijst bijvoorbeeld om iemand op te zoeken.
1) Toelichting bij het popup venster dat verschijnt (zie afbeelding hiernaast): Het popupvenster dat verschijnt is hetzelfde, ongeacht of je sneltoets Ctrl+F (zoeken) of Ctrl+H (zoeken en vervangen) gebruikt en heet 'Zoeken en vervangen'
2) Het popupvenster kent twee tabbladen: tabblad 'Zoeken' en tabblad 'Vervangen'
3) Als je de 'opties' knop klikt, krijg je een aantal meer uitgebreide mogelijkheden in hetzelfde popupvenster gepresenteerd
Nadat op de knop 'Opties' is geklikt, ziet het scherm er als volgt uit (zie afbeelding rechts):
1) Er zijn diverse mogelijkheden bijgekomen om meer specifiek te zoeken: een drietal pulldown opties en een tweetal aan te vinken opties
2) Op de regel 'zoeken naar' is de mogelijkheid toegevoegd om naar een bepaalde opmaak te zoeken
Bij gebruik van Ctrl+H (zoeken en vervangen) verschijnt dus hetzelfde popup venster, maar op tabblad 'vervangen'
1) Hier zie je dat tabblad 'vervangen' actief is
2) Onder de regel 'zoeken naar' die ook bij Ctrl+F verschijnt is nu een regel toegevoegd om aan te geven waarmee je de gezochte tekst wil vervangen
Als je na het toetsen van Ctrl+H (zoeken en vervangen) de 'Opties' knop klikt, komen er net als bij Ctrl+F nieuwe mogelijkheden beschikbaar
1) Dezelfde uitgebreide zoekmogelijkheden als bij Ctrl+F
2) Zowel aan de zoekregel als bij de 'vervangen door' regel zijn pulldownmenu's toegevoegd om opmaakkenmerken te kunnen aangeven
Voorbeeld Zoeken
De zoekfunctie is krachtig en je kan zonder zogeheten 'wildcards' in te geven ook naar delen tekst zoeken. In een voorbeeld van een adressenbestand kan ik dus met de zoektekst 'dui' alle cellen waar 'Duivendrecht' in is gemeld vinden. Veelal volstaat dit.
Volgorde van werken:
1) Start zoeken in het werkblad met Ctrl+F, het popupvenster 'Zoeken en vervangen' verschijnt met het tabblad 'Zoeken' geopend
2) Typ vervolgens 'dui' (zonder de aanhalingstekens!) in het veld 'Zoeken naar'
3) Klik daarna op de button 'Volgende zoeken'
4) De cursor gaat naar de eerste cel die in het werkblad wordt gevonden waar deze tekst in is opgenomen (in dit voorbeeld kan dat 'Duivendrecht' in het Plaatsnaamveld zijn, maar ook de plaats 'Duiven' (als die plaatsnaam is opgenomen) of in een Achternaamveld bijvoorbeeld de familie 'Duiker', in een Straatnaamveld 'Duivendrechtsekade')
Tips Zoeken:
Wil je in dit voorbeeld alleen in de plaatsnamen zoeken? Selecteer dan eerst de betreffende kolom door 1x op de kolomkop (de letter boven de kolom) te klikken en pas daarna Ctrl+F te toetsen. De zoekopdracht zal nu alleen in die kolom worden uitgevoerd. Zo ook met een groep cellen waarin je wil zoeken: selecteer die en de zoekopdracht wordt alleen daar uitgevoerd.
Wil je echt alleen maar 'Duivendrecht'? Typ dan een groter deel van deze plaatsnaam in of het hele woord, zodat je 'Duiven' niet als mogelijkheid krijgt aangegeven.
Kom je na de eerste keer klikken niet op het gezochte record, klik dan nogmaals op 'Volgende zoeken' net zolang tot je wel bij de juiste gegevens bent aangekomen.
Tweede voorbeeld standaard gebruik 'Vervangen'
Met Ctrl+H kan je in het (geselecteerde) gedeelte zoeken naar een bepaalde tekst en deze vervangen door een andere tekst. Je gebruikt dit meestal om fouten te herstellen of een eenduidige schrijfwijze door te voeren. In een adressenlijst bijvoorbeeld om de plaatsnamen allen op dezelfde wijze getypt te krijgen.
1) Start met Ctrl+H en het popup venster verschijnt op het tabblad 'Vervangen'
2) Stel je wil er zeker van zijn dat de plaatsnaam 'Duivendrecht' altijd met hoofdletter is getypt, voer dan 'duivendrecht' (zonder aanhalingstekens) in, in het invoerveld 'Zoeken naar' en 'Duivendrecht' in het invoerveld 'Vervangen door'
3) Klik vervolgens op de knop 'Volgende zoeken' en de eerste cel waar het woord 'duivendrecht' in voorkomt wordt actief
4) Wil je in deze cel de tekst vervangen, klik dan op 'Vervangen'. Hoeft dat niet, klik dan op 'Volgende zoeken'. Herhaal dit zolang dat nodig is (je komt op een bepaald moment weer terug bij een cel waar je al bent geweest)
Tips Vervangen:
In ons voorbeeld zal zolang we nog geen andere opties hebben ingesteld (zie het voorbeeld in de download), elke schrijfwijze van 'Duivendrecht' worden aangewezen om eventueel te vervangen. Dus zowel die met kleine beginletter, als die met hoofdletter.
Als je op 'Vervangen' klikt gebeuren er twee dingen: 1) het gevonden woord wordt vervangen door het aangegeven woord en 2) de cursor gaat automatisch naar de volgende cel waarin het woord is gevonden!
Als je er vooraf al zeker van bent dat je 'alles' wil laten vervangen, kies dan de button 'Alles vervangen' links naarst de button 'Vervangen'. Excel loopt je selectie of werkblad door, vervangt overal waar het gezochte woord voorkomt dit woord door het door jou aangegeven vervangende woord en meldt zich met de mededeling hoe vaak er iets gevonden en vervangen is. Klik op de button 'OK' om dit venster te sluiten.
Als je klaar bent met 'vervangen' dan kan je het popup scherm 'Zoeken en vervangen' sluiten door op de button 'Sluiten te klikken.
Let op: Je kan ook verder werken in Excel en het popup venster open houden voor een volgende actie. Klik hiervoor gewoon in het werkblad, ga door met de invoer van gegevens en klik in het popup scherm als je dat weer wil gebruiken.
AANDACHTSPUNTEN
Als er geen rij of kolom of groep cellen is geselecteerd dan zoekt Excel op het hele tabblad. Wil je juist in een bepaalde kolom dingen laten zoeken (en vervangen) dan is het verstandig om die kolom te selecteren (klik op de kolomletter bovenaan het tabblad). Geef daarna de sneltoets in en Excel zoekt alleen in die specifieke kolom. Dit werkt ook zo bij geselecteerde rij(en) en bij geselecteerde cellen!
1) Als je de button 'Opties' hebt aangeklikt krijg je extra mogelijkheden om aan te geven of je binnen het Tabblad of Werkmap wil zoeken (en/of vervangen), welke gewenste zoekrichting je hebt (rij of kolom, minder praktisch in gebruik) en of je in ‘Waarden’ of ‘Formules’ of ‘Opmerkingen’ wil zoeken. Ook zijn er mogelijkheden om naar specifieke opmaakkenmerken te zoeken.
2) Als je de mogelijkheid 'Identieke hoofdletters/kleine letters' hebt aangevinkt wordt er specifiek gezocht naar de schrijfwijze die je hanteert. In het voorbeeld hiernaast worden de cellen waar 'Duivendrecht' al correct gespeld staat hiermee overgeslagen.
Het is de moeite waard om na te denken over dit specifieke gebruik omdat het je veel handmatig werk uit handen kan nemen!
In het gebruik worden deze sneltoetsen met hoofdletters weergegeven terwijl je ze zonder de Shift toets in te duwen gebruikt!
ONTHOUDEN
Ctrl+F komt van ‘Find’, de wat scherper geformuleerde Engelse uitdrukking om dingen te vinden (wat in Nederlands naar ‘Zoeken’ is vertaald). Ik vermoed dat de Ctrl+H bedacht is vanuit hoe je in het tienvingers typesysteem typt: Ctrl+F is met de linker wijsvinger en z’n equivalent Ctrl+H met de rechter wijsvinger. Of je deze laatste daarmee onthoudt?
Download Alles over Ctrl+F en Ctrl+H
Het bestand in PDF formaat met 'alles' over Ctrl+F en Ctrl+H kan je met een druk op de knop hieronder binnenkort gratis downloaden! In de online training gaan we op nog enkele andere aspecten van het gebruik van deze sneltoetsen in.